LPSE ( Layanan Pengadaan Secara Elektronik ) E-Procurement Menembus Batas Instansi, Sebuah Tantangan Lelang Proyek Secara Elektronik

Salah satu model implementasi LPSE adalah distribusi sistem ke setiap instansi. Mengingat kondisi infrastruktur internet yang tidak merata, akses terhadap LPSE sangat ditentukan oleh faktor geografis. Seperti dibahas pada posting sebelumnya, secara alamiah, panitia dan peserta pengadaan berada pada cakupan wilayah tertentu (atau dengan kata lain: cluster).  Oleh karena itu, server LPSE harus berada dekat dengan panitia dan peserta pengadaan.

LPSE yang berada di Kota Surabaya (LPSE Provinsi Jawa Timur) misalnya, dapat melayani panitia dan peserta pengadaan di daerah Surabaya, Gresik, Lamongan, Sidoarjo, dan sekitarnya. Panitia pengadaan di Kabupaten Banyuwangi misalnya, dapat mengikuti lelang di LPSE Provinsi Jawa Timur. Meskipun memungkinkan, namun hal ini memiliki dua kekurangan:

1. Verifikasi penyedia barang/jasa dilakukan di LPSE Provinsi Jawa Timur (di Surabaya) sementara sebagian besar peserta lelang berdomisili di Banyuwangi. Sangat tidak efisien jika mereka harus datang ke Surabaya untuk melakukan verifikasi. Untuk memudahkan penyedia, LPSE Prov Jatim dapat memberi kewenangan  Pemkab Banyuwangi untuk melakukan verifikasi penyedia di daerah tersebut.
2. Dokumen lelang diupload dari Pacitan ke Surabaya. Sebagian besar penyedia upload dari Banyuwangi ke Surabaya. Pada saat pembukaan penawaran, dokumen-dokumen penawaran didownload dari Surabaya ke Banyuwangi. Hal ini memerlukan bandwith cukup besar baik di sisi server LPSE Prov Jawa Timur maupun di sisi panitia (Kantor Pemkab Banyuwangi). Untuk mengatasi hal ini, Pemerintah Kabupaten Banyuwangi dapat mendirikan server LPSE sendiri.

Banyak kementerian dan lembaga memiliki kantor pusat di Jakarta dan kantor atau perwakilan di daerah. Ditjen Pajak, Ditjen Bea Cukai, Badan Pemeriksa Keuangan, Kementerian Pekerjaan Umum misalnya. Kementerian Keuangan memiliki server LPSE yang berada di Jakarta. Di setiap ibu kota provinsi dan kabupaten terdapat satuan kerja (satker) Kementerian Keuangan. Secara kelembagaan, satker-satker remotetersebut berada dalam layanan LPSE Kementerian Keuangan sehingga mereka seyogyanya melelang paketnya di server LPSE Departemen Keuangan. Pendekatan kelembagaan ini memiliki dua kekurangan sama seperti pada contoh kasus Kabupaten Malang di atas. Sebuah satuan kerja di Kantor Bea Cukai Jayapura misalnya, sangat tidak efektif  jika harus menggunakan server yang berada di Jakarta.

Pendekatan Geografis dan Mengabaikan Hirarki Kelembagaan

Kendala ini dapat diselesaikan dengan menggunakan pendekatan geografis dan mengabaikan hierarki kelembagaan. Satuan kerja instansi pusat melelangkan paket di LPSE terdekat. Karena itu, pada revisi Keppres pengadaan barang/jasa, LKPP mengusulkan kewajiban LPSE ada di pemerintah Kabupaten/Kota dan tidak mewajibkan di instansi pusat. Artinya adalah, satker remote tidak perlu dan tidak harus menggunakan server LPSE induknya di Jakarta namun menggunakan LPSE di kabupaten/kota tempat satker tersebut berada.

Pendekatan ini dapat dikatakan tidak lazim. Saya yakin sebagian orang tidak bisa memahami hal ini. Mungkin terasa aneh jika KPP Bea Cukai Jayapura melakukan lelang di LPSE Provinsi Papua. Kendala yang mungkin muncul antara lain:

1. Faktor psikologis berupa ‘gengsi’ instansi sehingga satuan kerja instansi pusat untuk menggunakan layanan e-procurement pemerintah daerah.
2. Keengganan pemerintah daerah memberikan layanan untuk instansi pusat. Pemerintah daerah merasa tidak ada kewajiban untuk memberikan layanan e-procurement bagi instansi dari pusat. Otonomi daerah menjadi salah satu alasannya.

Kedua kendala di atas harus dapat dipecahkan. Jika pendanaan menjadi alasan, instansi pusat dapat memberikan sebagian dananya ke LPSE setempat. Saya tidak mengetahui mekanismenya seperti apa. Solusi lain, meskipun merupakan solusi yang buruk, yaitu:

1. Meningkatkan kapasitas internet. Hal ini sangat tergantung ada tidaknya jaringan yang memadai. Meskipun mahal, instansi tersebut mungkin bisa menyewanya. Namun jika bandwidthnya sangat terbatas, tidak ada yang bisa dilakukan.
2. Membuat server LPSE khusus satker remote tersebut.

Solusi Teknis

Secara teknis ada solusi yang dapat diterapkan. Satker remote tetap menggunakan LPSE instansi induknya. Kendala terbesar terkait internet adalah besarnya ukuran file yang harus diupload dan didownload. Hal ini dapat dipecahkan dengan membuat server cabang di satker remote. Nantinya, dokumen-dokumen tidak diupload ke Jakarta melainkan diupload langsung ke server cabang tersebut. Sementara itu, server aplikasi dan database tetap berada di kantor instansi pusat di Jakarta. Hal ini akan mengurangi kebutuhan bandwidth internet karena akses ke server LPSE di Jakarta hanya untuk membuka halaman website dan tidak upload dokumen dengan ukuran puluhan megabyte. Solusi teknis ini harus dibarengi dengan pemberian kewenangan verifikasi dari LPSE di pusat ke satker remote.